Dokumenten-Management-System für KMUs

Dokumente verwalten & archivieren

Kosten sparen mit digitalem Dokumentenmanagement

Dokumente revisionssicher ablegen, archivieren und bei Bedarf auch nach mehreren Jahren schnell wiederfinden, dabei hilft ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS. Immer mehr Rechnungen gehen per E-Mail ein. In vielen Firmen werden diese ausgedruckt und gehen dann zusammen mit anderen Dokumenten in Papierform Ihren Weg durch das Unternehmen: Rechnungsprüfung, Buchhaltung, Lagerraum. Dadurch entstehen unnötige Kosten für Papier, Druck und Lagerung. Zusätzlich müssen eingehende E-Mails nach gesetzlicher Vorgabe in elektronischer Form archiviert werden.

Da eine digitale Archivierung ohnehin vorhanden sein muss, macht es Sinn alle Dokumente digital zu verarbeiten und abzulegen. Dadurch lassen sich nicht nur Kosten für die Papierhandhabung sparen, sondern auch sämtliche Vorteile der elektronischen Textform nutzen: Durchsuchen der Dokumente nach darin vorkommenden Begriffen oder Nummern, räumlich unabhängiger Zugriff über den Computer, Automatisierung von Prozessen.

Papierloses Büro, zumindest fast  

Mit digitaler Dokumentenverwaltung kommt Ihr Unternehmen dem papierlosen Büro ein gutes Stück näher. Für kleine und mittelständische Unternehmen empfiehlt Consitec ein professionelles DMS mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis. ecoDMS bietet eine revisionssichere Ablage mit intelligenter Suche, Workflowsteuerung und weiteren praktischen Funktionen zu einem fairen Preis. 

Sie möchten mehr zum Thema digitales Dokumentenmanagement erfahren?

Consitec berät Sie gerne, wie ein DMS in Ihrem Unternehmen eingeführt oder verbessert werden kann. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.

Dokumentenmanagementsystem

Vorteile Dokumenten-Management-System

  • Druckkosten, Papierkosten sparen
    Weniger E-Mails ausdrucken

  • Lagerkosten reduzieren 
    Kaum noch Dokumente im Original aufbewahren 

  • Zugang zu Dokumenten kontrolliert & jederzeit
    Daten sind digital vorhanden, Zugriff über Mitarbeiter-Berechtigungen gewähren oder beschränken

  • Arbeitszeit sinnvoll einsetzen
    Schnelles Finden aller Dokumente über Volltextsuche nach Datum, Name, Begriff, Projekt, Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, usw.

  • Automatisierung möglich 
    Automatische Erinnerung an Fristen für Rechnungszahlung, Verknüpfung von Vorgängen für schnellere Abwicklung von Reklamationen, Anbindung an Apps, z.B. Erfassung von Stundenzetteln direkt beim Kunden per Handy, u.a.